Seguire le vendite durante un mercatino artigianale, senza foglio di calcolo

Per seguire le vendite a un mercatino artigianale senza foglio di calcolo, registri ogni vendita nel momento in cui avviene: prodotto, quantità, importo e metodo di pagamento. La sera basta un breve punto per leggere l'incasso, lo scontrino medio e i prodotti venduti.

Al banco, il problema non è solo vendere. Bisogna vendere in fretta, restare disponibili per i clienti e non perdere il filo di ciò che esce davvero. Un foglio di calcolo funziona bene con calma, in laboratorio. Tra un cliente e l'altro, con le confezioni, i pagamenti e i prodotti da rimettere a posto, diventa presto troppo lento.

Perché la vendita annotata in un angolo del quaderno crea problemi

Esempio di fantasia: annota «orecchini 18 € carta» in un angolo del quaderno. Poi arrivano tre vendite di colpo. La sera bisogna ricordarsi se erano due paia, un paio e un anello, o un ordine personalizzato. Non è mancanza di serietà. È uno strumento che non regge il ritmo del banco.

L'obiettivo quindi non è fare lavoro d'ufficio sul posto. È tenere una traccia affidabile mentre la giornata va avanti.

Cosa annotare a ogni vendita?

Per avere dati utili senza complicarsi la vita, annoti:

• il prodotto venduto, con la variante se c'è;
• la quantità;
• l'importo incassato;
• il metodo di pagamento;
• il mercatino;
• le spese della giornata, se ce ne sono.

Questo livello di dettaglio basta per vedere quali prodotti girano, lo scontrino medio e quali mercatini meritano di essere rifatti. Per sapere cosa deve essere pronto prima di partire, la checklist del mercatino artigianale ricorda l'essenziale.

Come registrare una vendita in pochi secondi?

Una vendita deve essere registrata in pochi secondi. Se lo strumento chiede troppi passaggi, la registrazione viene rimandata, e «dopo» diventa spesso «credo di aver venduto tre collane, o forse quattro».

Una buona registrazione al banco segue tre gesti: scegliere il prodotto, indicare la quantità, scegliere il metodo di pagamento. Se un cliente prende più prodotti, li raggruppi in un'unica vendita.

Esempio di fantasia: due anelli da 18 € l'uno e un paio di orecchini da 22 €, pagati con carta. Un'unica vendita da 58 €, con tre righe, invece di tre note separate. Calcolo: 18 + 18 + 22 = 58.

Se proprio non può registrare sul momento, annoti prodotto, quantità e importo su un foglio, poi recuperi appena possibile. Il foglio serve da rimedio, non per l'intera giornata. Se il telefono deve funzionare senza rete durante la giornata, legga il test offline per i mercatini artigianali.

Gli errori da evitare nei momenti di ressa

Tre errori ricorrono spesso:

• annotare «varie» per più prodotti diversi, il che rende inutilizzabile il punto della sera;
• dimenticare i piccoli importi, che sembrano trascurabili ma contano nello scontrino medio;
• registrare un prezzo medio invece del prezzo reale, il che falsa la lettura dei prodotti che girano.

La soluzione è la stessa nei tre casi: una registrazione breve, fatta al momento della vendita, con il prodotto preciso.

Cosa guardare a fine giornata?

A mercatino finito, faccia il punto su:

1. l'incasso totale;
2. il numero di vendite;
3. lo scontrino medio, calcolato così: incasso ÷ numero di vendite;
4. i prodotti più venduti;
5. la ripartizione per metodo di pagamento;
6. le spese legate al mercatino;
7. la merce rimasta.

Esempio di fantasia: 640 € di vendite in 32 vendite danno uno scontrino medio di 20 €. Se la ciotola blu è andata via in quattro esemplari e dell'anello d'argento ne resta uno solo, sa già cosa rifare e cosa riassortire per il prossimo evento.

Questo punto trasforma una giornata faticosa in informazioni utili. Non si basa più solo sulle sensazioni: ha dei numeri. Per confrontare poi più mercatini, il calcolatore di redditività del mercatino può farLe da base, e il diario di bordo settimanale riprende questi numeri su una settimana intera.

Mini-modello di scheda di fine mercatino

Mercatino:
Data:
Vendite per metodo di pagamento (contanti / carta / altro):
Incasso totale:
Numero di vendite e scontrino medio:
Top 3 dei prodotti:
Merce rimasta (prodotti da riassortire):
Spese del giorno:
Nota per la prossima volta:

Il modello è volutamente breve. Si compila in dieci minuti accanto al banco, quando gli ultimi clienti se ne sono andati.

Domande frequenti

Un quaderno o un foglio di calcolo non bastano?

Sì, a patto di poter annotare in fretta e di non dover ricostruire tutta la giornata la sera. Ciò che conta è una registrazione che regga al banco, qualunque sia lo strumento.

Bisogna annotare le vendite in contanti?

Sì, con lo stesso principio. Il metodo di pagamento permette di vedere la parte di contanti, carta e altri metodi quando si fa il punto.

Come riporto questi numeri nel mio strumento di fatturazione?

Riporti il totale del mercatino, il numero di vendite e i prodotti venduti nel Suo strumento di fatturazione, oppure li trasmetta a chi gestisce la Sua fatturazione. Comptartisan Le fornisce questo riepilogo da riportare.

Per registrare una vendita al banco, anche senza rete, e ritrovare il riepilogo di fine giornata, Comptartisan è pensato proprio per quel momento del mercatino, dalla vendita al riepilogo.