Voorraadbeheer voor makers: atelier, markten en online verkoop

Om de voorraad van uw creaties tussen atelier, markten en online verkoop te beheren, houdt u één bron aan: elke verkoop, via welk kanaal ook, past de beschikbare hoeveelheid aan. Scheid ook unieke stukken, kleine series en varianten, want die beheert u niet op dezelfde manier.

Verkoopt u alleen in het atelier, dan blijft de voorraad overzichtelijk. Zodra verkopen van meerdere plekken komen, markt, webwinkel, sociale media, consignatie, gaat het vaker mis: een stuk dat twee keer verkocht wordt, een tekort dat te laat opvalt, een vergeten variant.

Voorraad is niet alleen een aantal. Het is uw belofte aan de klant. Is die duidelijk, dan verkoopt u met een gerust hart. Is die vaag, dan wordt elke bestelling een klein speurwerk.

Hoe scheidt u unieke stukken, kleine series en varianten?

Niet alle producten beheert u hetzelfde:

• een uniek stuk verdwijnt zodra het verkocht is, op alle kanalen;
• een kleine serie heeft een exacte voorraad en een bijbestelgrens nodig;
• een variant krijgt een eigen telling als maat, kleur of formaat verschilt;
• een product dat per gewicht of per gram wordt verkocht, vraagt een eigen aanpak.

De valkuil is alles in één kolom „voorraad” zetten, zonder onderscheid.

Wanneer werkt u de voorraad bij?

Het beste moment is bij de verkoop zelf. Lukt dat niet, maak dan op zijn minst na elke markt en na elke reeks bestellingen de balans op.

Fictief voorbeeld, voor een kom waarvan u zes exemplaren hebt:

1. Beginvoorraad: 6 kommen.
2. Verkopen op de markt van zaterdag: 2 kommen. Voorraad: 6 − 2 = 4.
3. Online verkoop op zondag: 1 kom. Voorraad: 4 − 1 = 3.
4. Bijbestelgrens op 2: de voorraad zit er nog boven, voorlopig niets voor te bereiden.
5. Komt er nog een verkoop bij, dan blijven er 2 kommen over: tijd om aan te vullen.

Welke routine na elke markt?

1. Leg de verkopen van de markt vast, één voor één, op het moment zelf.
2. Controleer de producten met een lage voorraad.
3. Haal uitverkochte producten weg, op de kraam en online.
4. Bereid de aanvullingen voor, met de aantallen die u moet maken.
5. Noteer welke producten u opnieuw maakt, en welke niet.

Om deze voorraad elke week te bekijken en te beslissen wat u aanvult, neemt het wekelijkse logboek deze gegevens over.

Mini-sjabloon productkaart

Product:
Type: uniek stuk / kleine serie / variant / per gewicht
Beginvoorraad:
Verkopen op markten:
Online verkopen:
Verkopen in het atelier of via consignatie:
Resterende voorraad:
Bijbestelgrens:
Opnieuw maken vóór de volgende markt: ja / nee

Denken in meerdere kanalen zonder alles te automatiseren

Verkoopt u online en fysiek, dan moet uw voorraad het gemeenschappelijke punt tussen uw kanalen worden. Anders vertelt elk kanaal zijn eigen verhaal. Ook zonder perfecte automatisering maakt een centrale registratie veel verschil: u kijkt op één plek om te weten wat er over is.

Voeg bij varianten „blauw”, „rood” en „goud” niet samen als klanten er apart voor kiezen. Een totale voorraad verbergt de echte tekorten.

De meest gemaakte fouten

• Hetzelfde stuk de dag na een markt online verkopen, omdat de voorraad niet is bijgewerkt.
• Een variant vergeten: de populairste kleur is op, maar de totale voorraad toont nog stuks.
• Stukken in consignatie als beschikbaar tellen terwijl ze niet meer in het atelier liggen.
• Lukraak aanvullen, zonder te weten wat er vorige maand echt verkocht is.

Elk van deze fouten lost u op met dezelfde gewoonte: bijwerken op het moment van de verkoop, en daarna regelmatig de balans opmaken.

Veelgestelde vragen

Hebt u software nodig om uw voorraad te beheren?

Niet per se. Voor een kleine productie kan een eenvoudige tabel volstaan, als u die bijwerkt op het moment van de verkoop. Zodra u via meerdere kanalen verkoopt, voorkomt een centrale registratie dubbele verkopen.

Hoe gaat u om met stukken op bestelling?

Die hebben vaak geen voorraad. Houd liever de lopende bestellingen bij, de leverdatum en een eventuele aanbetaling, en houd de producten op voorraad apart.

Wat doet u met stukken die bij een wederverkoper liggen?

Noteer ze als uitgeleverd in consignatie en maak regelmatig de balans op met de wederverkoper. Een verkoop kan plaatsvinden zonder dat u het meteen ziet. Om het deel van de wederverkoper te berekenen, gebruikt u de rekentool voor de consignatiecommissie.

In Comptartisan past elke verkoop op de kraam de aantallen van uw producten aan, zodat u in één oogopslag ziet wat er over is en wat u moet aanvullen.