Bestandsverwaltung für Kunsthandwerker: Werkstatt, Märkte, Onlineverkauf

Um den Bestand Ihrer Kreationen zwischen Werkstatt, Märkten und Onlineverkauf zu verwalten, behalten Sie eine einzige Referenz: Jeder Verkauf, egal über welchen Kanal, aktualisiert die verfügbare Menge. Trennen Sie außerdem Einzelstücke, Kleinserien und Varianten, denn sie werden nicht gleich verwaltet.

Wenn Sie nur in der Werkstatt verkaufen, bleibt der Bestand einfach. Sobald Verkäufe von mehreren Stellen kommen, Markt, Onlineshop, soziale Netzwerke, Kommissionsverkauf, häufen sich die Fehler: ein Stück zweimal verkauft, ein Engpass zu spät bemerkt, eine vergessene Variante.

Der Bestand ist nicht nur eine Menge. Er ist Ihr Versprechen an die Kundschaft. Ist er klar, verkaufen Sie gelassener. Ist er unscharf, wird jede Bestellung zu einer kleinen Detektivarbeit.

Wie trennen Sie Einzelstücke, Kleinserien und Varianten?

Nicht alle Artikel werden gleich verwaltet:

• ein Einzelstück verschwindet, sobald es verkauft ist, auf allen Kanälen;
• eine Kleinserie braucht einen genauen Bestand und eine Nachfüllschwelle;
• eine Variante braucht eine eigene Erfassung, wenn sich Größe, Farbe oder Format ändern;
• ein Artikel, der nach Gewicht oder Gramm verkauft wird, braucht eine passende Logik.

Die Falle: alles in eine einzige Spalte „Bestand“ zu schreiben, ohne Unterscheidung.

Wann aktualisieren Sie den Bestand?

Der beste Zeitpunkt ist der Moment des Verkaufs. Geht das nicht, machen Sie mindestens nach jedem Markt und nach jeder Bestellrunde einen Abgleich.

Ein fiktives Beispiel für eine Schale, die es sechsmal gibt:

1. Anfangsbestand: 6 Schalen.
2. Verkäufe auf dem Markt am Samstag: 2 Schalen. Bestand: 6 − 2 = 4.
3. Onlineverkauf am Sonntag: 1 Schale. Bestand: 4 − 1 = 3.
4. Nachfüllschwelle bei 2: Der Bestand liegt noch darüber, vorerst nichts vorzubereiten.
5. Kommt noch ein Verkauf hinzu, bleiben 2 Schalen: Zeit, das Nachfüllen vorzubereiten.

Welche Routine nach jedem Markt?

1. Die Verkäufe des Marktes erfassen, einzeln, in dem Moment, in dem sie passieren.
2. Artikel mit niedrigem Bestand prüfen.
3. Ausverkauftes herausnehmen, am Stand wie online.
4. Das Nachfüllen vorbereiten, mit den zu fertigenden Mengen.
5. Notieren, welche Artikel Sie wieder fertigen und welche nicht.

Um diesen Bestand jede Woche zu lesen und zu entscheiden, was Sie nachfüllen, fasst das wöchentliche Logbuch diese Informationen zusammen.

Kurzvorlage für ein Produktblatt

Artikel:
Typ: Einzelstück / Kleinserie / Variante / nach Gewicht
Anfangsbestand:
Verkäufe auf Märkten:
Onlineverkäufe:
Verkäufe in der Werkstatt oder in Kommission:
Restbestand:
Nachfüllschwelle:
Vor dem nächsten Markt neu fertigen: ja / nein

Mehrkanalig denken, ohne alles zu automatisieren

Wenn Sie online und vor Ort verkaufen, muss Ihr Bestand der gemeinsame Bezugspunkt aller Kanäle werden. Sonst erzählt jeder Kanal seine eigene Geschichte. Auch ohne perfekte Automatisierung verändert eine zentrale Erfassung viel: Sie schauen an einer einzigen Stelle nach, was noch da ist.

Fassen Sie bei Varianten nicht „Blau“, „Rot“ und „Gold“ zusammen, wenn die Kundschaft sie einzeln auswählt. Ein Gesamtbestand verdeckt echte Engpässe.

Die häufigsten Fehler

• Dasselbe Stück am Tag nach einem Markt online verkaufen, weil der Bestand nicht aktualisiert wurde.
• Eine Variante vergessen: Die gefragteste Farbe ist ausverkauft, aber der Gesamtbestand zeigt noch Stücke an.
• Stücke in Kommission als verfügbar zählen, obwohl sie nicht mehr in der Werkstatt sind.
• Aufs Geratewohl nachfüllen, ohne zu wissen, was im letzten Monat wirklich verkauft wurde.

Jeder dieser Fehler lässt sich mit derselben Gewohnheit beheben: eine Aktualisierung im Moment des Verkaufs, dann ein regelmäßiger Abgleich.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Software, um meinen Bestand zu verwalten?

Nicht unbedingt. Für eine kleine Produktion kann eine einfache Tabelle reichen, sofern sie im Moment des Verkaufs aktualisiert wird. Sobald Sie über mehrere Kanäle verkaufen, vermeidet eine zentrale Erfassung Doppelverkäufe.

Wie gehe ich mit Auftragsarbeiten um?

Sie haben oft keinen Bestand. Verfolgen Sie stattdessen die laufenden Aufträge, ihren Liefertermin und eine eventuell gezahlte Anzahlung, und führen Sie die Lagerartikel getrennt.

Was mache ich mit Stücken, die bei einem Händler liegen?

Notieren Sie sie als in Kommission gegeben und gleichen Sie regelmäßig mit dem Händler ab. Ein Verkauf kann stattfinden, ohne dass Sie ihn sofort sehen. Um den Anteil des Händlers zu berechnen, rechnet der Rechner für die Kommission im Kommissionsverkauf für Sie.

In Comptartisan aktualisiert jeder Verkauf am Stand die Mengen Ihrer Artikel, sodass Sie auf einen Blick sehen, was noch da ist und was nachgefüllt werden muss.