Zapasy rękodzielnika: pracownia, jarmarki i sprzedaż online

Aby zarządzać zapasem wyrobów między pracownią, jarmarkami i sprzedażą online, proszę prowadzić jedno źródło: każda sprzedaż, niezależnie od kanału, aktualizuje dostępną ilość. Warto też rozdzielić rzeczy unikatowe, krótkie serie i warianty, bo każdą z tych grup zarządza się inaczej.

Gdy sprzedają Państwo tylko w pracowni, zapas pozostaje prosty. Gdy sprzedaż przychodzi z kilku miejsc naraz, jarmarku, sklepu internetowego, mediów społecznościowych, komisu, błędy zdarzają się częściej: rzecz sprzedana dwa razy, brak odkryty za późno, zapomniany wariant.

Zapas to nie tylko liczba. To Państwa obietnica wobec klienta. Gdy jest przejrzysty, sprzedaje się spokojniej. Gdy jest niejasny, każde zamówienie zamienia się w małe śledztwo.

Jak rozdzielić rzeczy unikatowe, krótkie serie i warianty?

Nie wszystkimi produktami zarządza się tak samo:

• rzecz unikatowa znika po sprzedaży, we wszystkich kanałach;
• krótka seria musi mieć dokładny stan i próg uzupełnienia;
• wariant ma własną ewidencję, jeśli zmienia się rozmiar, kolor lub format;
• produkt sprzedawany na wagę wymaga dostosowanej logiki.

Pułapką jest wrzucanie wszystkiego do jednej kolumny „zapas” bez rozróżnienia.

Kiedy aktualizować stan?

Najlepszy moment to chwila sprzedaży. Jeśli to niemożliwe, proszę przynajmniej robić przegląd po każdym jarmarku i po każdej serii zamówień.

Fikcyjny przykład, dla miski dostępnej w sześciu egzemplarzach:

1. Stan początkowy: 6 misek.
2. Sprzedaż na sobotnim jarmarku: 2 miski. Stan: 6 − 2 = 4.
3. Sprzedaż online w niedzielę: 1 miska. Stan: 4 − 1 = 3.
4. Próg uzupełnienia ustalony na 2: stan jest jeszcze powyżej, na razie nic do przygotowania.
5. Jeśli przyjdzie jeszcze jedna sprzedaż, zostaną 2 miski: to moment, by przygotować uzupełnienie.

Jaka rutyna po każdym jarmarku?

1. Zapisać sprzedaż z jarmarku, jedną po drugiej, w chwili, gdy do niej dochodzi.
2. Sprawdzić produkty o niskim stanie.
3. Wycofać produkty wyprzedane, na stoisku i online.
4. Przygotować uzupełnienia, z ilościami do wykonania.
5. Zapisać produkty do ponownego wykonania i te, których nie warto powtarzać.

Aby co tydzień odczytywać ten stan i decydować, co uzupełnić, cotygodniowy dziennik zbiera te informacje.

Mini-wzór karty produktu

Produkt:
Typ: rzecz unikatowa / krótka seria / wariant / na wagę
Stan początkowy:
Sprzedaż na jarmarkach:
Sprzedaż online:
Sprzedaż w pracowni lub w komisie:
Pozostały stan:
Próg uzupełnienia:
Do wykonania przed następnym jarmarkiem: tak / nie

Myśleć wielokanałowo bez automatyzowania wszystkiego

Jeśli sprzedają Państwo online i stacjonarnie, zapas musi stać się wspólnym punktem wszystkich kanałów. Inaczej każdy kanał opowiada własną historię. Nawet bez doskonałej automatyzacji jedno wspólne miejsce ewidencji wiele zmienia: patrzą Państwo w jedno miejsce, by wiedzieć, co zostało.

W przypadku wariantów proszę nie łączyć „niebieskiego”, „czerwonego” i „złotego”, jeśli klienci wybierają je osobno. Łączny stan ukrywa rzeczywiste braki.

Najczęstsze błędy

• Sprzedanie tej samej rzeczy online dzień po jarmarku, bo stan nie został zaktualizowany.
• Zapomniany wariant: najczęściej wybierany kolor jest wyprzedany, a łączny stan nadal pokazuje sztuki.
• Liczenie rzeczy oddanych do komisu jako dostępnych, choć nie ma ich już w pracowni.
• Uzupełnianie na chybił trafił, bez wiedzy, co naprawdę sprzedało się w zeszłym miesiącu.

Każdy z tych błędów rozwiązuje ten sam nawyk: aktualizacja w chwili sprzedaży, a potem regularny przegląd.

Najczęstsze pytania

Czy do zarządzania zapasem potrzebny jest program?

Niekoniecznie. Przy małej produkcji może wystarczyć prosta tabela, pod warunkiem że jest aktualizowana w chwili sprzedaży. Gdy sprzedają Państwo w kilku kanałach, wspólna ewidencja zapobiega podwójnej sprzedaży.

Jak traktować rzeczy robione na zamówienie?

Często nie mają zapasu. Lepiej śledzić bieżące zamówienia, termin ich realizacji i ewentualnie wpłaconą zaliczkę, a produkty z zapasu prowadzić osobno.

Co z rzeczami oddanymi do sprzedawcy?

Proszę zapisać je jako wydane do komisu, a potem regularnie robić przegląd ze sprzedawcą. Sprzedaż może nastąpić, zanim Państwo się o niej dowiedzą. Aby policzyć część sprzedawcy, służy kalkulator prowizji komisowej.

W Comptartisan każda sprzedaż na stoisku aktualizuje ilości produktów, dzięki czemu od razu widać, co zostało i co trzeba uzupełnić.