Existencias de un artesano: taller, mercados y venta en línea

Para gestionar las existencias de sus creaciones entre el taller, los mercados y la venta en línea, mantenga una única referencia: cada venta, sea cual sea el canal, actualiza la cantidad disponible. Separe también las piezas únicas, las series cortas y las variantes, porque no se gestionan igual.

Cuando solo vende en el taller, las existencias son sencillas. En cuanto las ventas llegan de varios sitios (mercado, tienda en línea, redes sociales, depósito en tienda), los errores se vuelven más frecuentes: una pieza vendida dos veces, una rotura de stock que se descubre demasiado tarde, una variante olvidada.

Las existencias no son solo una cantidad. Son su compromiso con el cliente. Cuando están claras, vende con más tranquilidad. Cuando no lo están, cada pedido se convierte en una pequeña investigación.

¿Cómo separar piezas únicas, series cortas y variantes?

No todos los productos se gestionan igual:

• una pieza única desaparece en cuanto se vende, en todos los canales;
• una serie corta debe tener unas existencias precisas y un umbral de reposición;
• una variante tiene su propio seguimiento si cambia la talla, el color o el formato;
• un producto que se vende al peso o por gramos requiere una lógica adaptada.

La trampa es meterlo todo en una sola columna de «existencias» sin distinción.

¿Cuándo actualizar las existencias?

El mejor momento es el de la venta. Si no es posible, haga como mínimo un repaso después de cada mercado y después de cada tanda de pedidos.

Ejemplo ficticio, para un cuenco del que hay seis unidades:

1. Existencias iniciales: 6 cuencos.
2. Ventas en el mercado del sábado: 2 cuencos. Existencias: 6 − 2 = 4.
3. Venta en línea el domingo: 1 cuenco. Existencias: 4 − 1 = 3.
4. Umbral de reposición fijado en 2: las existencias siguen por encima, de momento no hay nada que preparar.
5. Si llega una venta más, quedan 2 cuencos: es el momento de preparar la reposición.

¿Qué rutina seguir después de cada mercado?

1. Registrar las ventas del mercado, una a una, en el momento en que se producen.
2. Revisar los productos con pocas existencias.
3. Retirar los agotados, tanto del puesto como de la tienda en línea.
4. Preparar las reposiciones, con las cantidades que hay que producir.
5. Anotar los productos que hay que volver a hacer y los que no vale la pena reproducir.

Para revisar estas existencias cada semana y decidir qué reponer, el cuaderno de bitácora semanal recoge esta información.

Minimodelo de ficha de producto

Producto:
Tipo: pieza única / serie corta / variante / al peso
Existencias iniciales:
Ventas en mercados:
Ventas en línea:
Ventas en el taller o en depósito en tienda:
Existencias restantes:
Umbral de reposición:
Volver a hacer antes del próximo mercado: sí / no

Pensar en varios canales sin automatizarlo todo

Si vende en línea y en persona, sus existencias deben ser el punto común entre sus canales. Si no, cada canal cuenta su propia historia. Aunque la automatización no sea perfecta, un seguimiento centralizado cambia mucho: mira en un solo sitio para saber lo que queda.

Para las variantes, evite agrupar «azul», «rojo» y «dorado» si los clientes los eligen por separado. Unas existencias globales esconden las roturas de stock reales.

Los errores más frecuentes

• Vender en línea la misma pieza al día siguiente de un mercado, porque no se actualizaron las existencias.
• Olvidar una variante: el color más pedido está agotado, pero las existencias globales todavía muestran piezas.
• Contar como disponibles las piezas en depósito, cuando ya no están en el taller.
• Reponer al azar, sin saber qué se vendió de verdad el mes anterior.

Cada uno de estos errores se resuelve con el mismo hábito: actualizar en el momento de la venta y, después, hacer un repaso periódico.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta un programa para gestionar las existencias?

No necesariamente. Una tabla sencilla puede bastar para una producción pequeña, siempre que se actualice en el momento de la venta. En cuanto vende por varios canales, un seguimiento centralizado evita las ventas dobles.

¿Cómo se gestionan las piezas hechas por encargo?

A menudo no tienen existencias. Haga más bien el seguimiento de los pedidos en curso, su fecha de entrega y el anticipo, si lo hay, y lleve aparte los productos en existencia.

¿Qué hago con las piezas que dejo en una tienda?

Anótelas como salidas en depósito en tienda y haga un repaso periódico con la tienda. Puede producirse una venta sin que usted se entere en el momento. Para calcular la parte de la tienda, la calculadora de comisión del depósito en tienda hace el cálculo.

En Comptartisan, cada venta en el puesto actualiza las cantidades de sus productos, lo que le permite ver de un vistazo lo que queda y lo que hay que reponer.