Controlar sus ventas durante un mercado artesanal, sin hoja de cálculo

Para controlar sus ventas en un mercado artesanal sin hoja de cálculo, registre cada venta en el momento en que se produce: producto, cantidad, importe y forma de pago. Por la noche, basta con un breve repaso para ver las ventas totales, el ticket medio y los productos que se han vendido.

En un puesto, el problema no es solo vender. Hay que vender rápido, estar disponible para los clientes y no perder la cuenta de lo que sale de verdad. Una hoja de cálculo funciona bien con calma, en el taller. Entre dos clientes, con los embalajes, los cobros y los productos que hay que volver a colocar, enseguida resulta demasiado lenta.

Por qué la venta apuntada en una esquina de la libreta da problemas

Ejemplo ficticio: apunta «pendientes 18 € tarjeta» en una esquina de la libreta. Luego llegan tres ventas de golpe. Por la noche, tiene que acordarse de si eran dos pares, un par y un anillo, o un encargo personalizado. No es falta de seriedad. Es un soporte que no sigue el ritmo del puesto.

Así que el objetivo no es hacer trabajo de oficina allí mismo. Es conservar un registro fiable mientras avanza el día.

¿Qué anotar en cada venta?

Para tener datos útiles sin complicarse la vida, anote:

• el producto vendido, con su variante si la tiene;
• la cantidad;
• el importe cobrado;
• la forma de pago;
• el mercado en cuestión;
• los gastos del día, si los hay.

Este nivel de detalle basta para ver qué productos salen, el ticket medio y qué mercados merece la pena repetir. Para saber qué debe estar listo antes de salir, la lista para el mercado artesanal recoge lo esencial.

¿Cómo registrar una venta en pocos segundos?

Una venta debe registrarse en pocos segundos. Si la herramienta exige demasiados pasos, el registro se aplaza, y «luego» se convierte a menudo en «creo que vendí tres collares, o quizá cuatro».

Un buen registro en el puesto sigue tres gestos: elegir el producto, indicar la cantidad y elegir la forma de pago. Si un cliente compra varios productos, agrúpelos en una sola venta.

Ejemplo ficticio: dos anillos a 18 € cada uno y un par de pendientes a 22 €, pagados con tarjeta. Una sola venta de 58 €, con tres líneas, en lugar de tres notas separadas. Cálculo: 18 + 18 + 22 = 58.

Si de verdad no puede registrarla en el momento, apunte el producto, la cantidad y el importe en un papel y póngase al día en cuanto pueda. El papel sirve para salir del paso, no para todo el día. Si su teléfono tiene que funcionar sin cobertura durante la jornada, lea la prueba sin conexión para mercados artesanales.

Los errores que debe evitar en plena afluencia

Hay tres errores frecuentes:

• apuntar «varios» para productos distintos, lo que hace inservible el repaso de la noche;
• olvidar los importes pequeños, que parecen insignificantes pero cuentan en el ticket medio;
• registrar un precio medio en lugar del precio real, lo que falsea la lectura de los productos que salen.

La solución es la misma en los tres casos: un registro breve, hecho en el momento de la venta, con el producto exacto.

¿Qué mirar al final del día?

Una vez terminado el mercado, revise:

1. las ventas totales;
2. el número de ventas;
3. el ticket medio, calculado así: ventas totales ÷ número de ventas;
4. los productos más vendidos;
5. el reparto por forma de pago;
6. los gastos del mercado;
7. las existencias que quedan.

Ejemplo ficticio: 640 € en 32 ventas dan un ticket medio de 20 €. Si el cuenco azul se ha vendido cuatro veces y del anillo de plata solo queda uno, ya sabe qué volver a hacer y qué reponer para el próximo evento.

Este repaso convierte una jornada agotadora en información útil. Ya no se basa solo en la impresión: tiene cifras. Para comparar después varios mercados, la calculadora de rentabilidad de un mercado puede servirle de base, y el cuaderno de bitácora semanal recoge estas cifras a lo largo de una semana entera.

Minimodelo de ficha de fin de mercado

Mercado:
Fecha:
Ventas por forma de pago (efectivo / tarjeta / otra):
Ventas totales:
Número de ventas y ticket medio:
Los 3 productos más vendidos:
Existencias restantes (productos que reponer):
Gastos del día:
Nota para la próxima vez:

El modelo es corto a propósito. Se rellena en diez minutos junto al puesto, cuando se han ido los últimos clientes.

Preguntas frecuentes

¿No basta con una libreta o una hoja de cálculo?

Sí, siempre que pueda anotar rápido y no tenga que reconstruir todo el día por la noche. Lo que cuenta es un registro que aguante el ritmo del puesto, sea cual sea la herramienta.

¿Hay que anotar las ventas en efectivo?

Sí, con el mismo principio. La forma de pago permite ver qué parte corresponde al efectivo, a la tarjeta y a los demás medios cuando hace el repaso.

¿Cómo paso estas cifras a mi herramienta de facturación?

Pase el total del mercado, el número de ventas y los productos vendidos a su herramienta de facturación, o envíeselos a la persona que lleva su facturación. Comptartisan le da este resumen listo para copiar.

Para registrar una venta en el puesto, incluso sin cobertura, y ver después el balance del día, Comptartisan está pensado para ese momento concreto del mercado, de la venta al balance.