Gestão de stock para artesãos: ateliê, mercados e venda online

Para gerir o stock das suas criações entre o ateliê, os mercados e a venda online, mantenha uma única referência: cada venda, seja qual for o canal, atualiza a quantidade disponível. Separe também as peças únicas, as pequenas séries e as variantes, porque não se gerem da mesma forma.

Quando vende só no ateliê, o stock é simples. Assim que as vendas chegam de vários sítios, mercado, loja online, redes sociais, consignação, os erros tornam-se mais frequentes: uma peça vendida duas vezes, uma rutura descoberta tarde demais, uma variante esquecida.

O stock não é só uma quantidade. É a sua promessa ao cliente. Quando está claro, vende com mais tranquilidade. Quando está confuso, cada encomenda torna-se uma pequena investigação.

Como separar peças únicas, pequenas séries e variantes?

Nem todos os produtos se gerem da mesma maneira:

• uma peça única desaparece assim que é vendida, em todos os canais;
• uma pequena série deve ter um stock exato e um limite de reposição;
• uma variante tem o seu próprio registo se o tamanho, a cor ou o formato mudar;
• um produto vendido ao peso ou à grama exige uma lógica própria.

A armadilha é pôr tudo numa única coluna «stock», sem distinção.

Quando atualizar o stock?

O melhor momento é na altura da venda. Se não for possível, faça pelo menos um ponto da situação depois de cada mercado e depois de cada série de encomendas.

Exemplo fictício, para uma taça que existe em seis exemplares:

1. Stock inicial: 6 taças.
2. Vendas no mercado de sábado: 2 taças. Stock: 6 − 2 = 4.
3. Venda online no domingo: 1 taça. Stock: 4 − 1 = 3.
4. Limite de reposição fixado em 2: o stock ainda está acima, nada a preparar por agora.
5. Se chegar mais uma venda, sobram 2 taças: é altura de preparar a reposição.

Que rotina depois de cada mercado?

1. Registar as vendas do mercado, uma a uma, no momento em que acontecem.
2. Verificar os produtos com pouco stock.
3. Retirar os produtos esgotados, na banca e online.
4. Preparar as reposições, com as quantidades a produzir.
5. Apontar os produtos a refazer e os que não vale a pena voltar a produzir.

Para ler este stock todas as semanas e decidir o que repor, o diário de bordo semanal retoma esta informação.

Mini-modelo de ficha de produto

Produto:
Tipo: peça única / pequena série / variante / ao peso
Stock inicial:
Vendas nos mercados:
Vendas online:
Vendas no ateliê ou em consignação:
Stock restante:
Limite de reposição:
A refazer antes do próximo mercado: sim / não

Pensar em vários canais sem automatizar tudo

Se vende online e presencialmente, o seu stock tem de ser o ponto comum entre os seus canais. Caso contrário, cada canal conta a sua própria história. Mesmo sem uma automatização perfeita, um registo centralizado muda muito: olha para um único sítio para saber o que sobra.

Nas variantes, evite agrupar «azul», «vermelho» e «dourado» se os clientes as escolhem separadamente. Um stock global esconde as ruturas reais.

Os erros mais frequentes

• Vender a mesma peça online no dia a seguir a um mercado, porque o stock não foi atualizado.
• Esquecer uma variante: a cor mais pedida está esgotada, mas o stock global ainda mostra peças.
• Contar as peças em consignação como disponíveis quando já não estão no ateliê.
• Repor ao acaso, sem saber o que realmente se vendeu no mês anterior.

Cada um destes erros resolve-se com o mesmo hábito: atualizar no momento da venda e fazer um ponto da situação regular.

Perguntas frequentes

É preciso um programa para gerir o stock?

Não necessariamente. Uma tabela simples pode chegar para uma produção pequena, desde que seja atualizada no momento da venda. Assim que vende em vários canais, um registo centralizado evita vendas duplicadas.

Como gerir as peças feitas por encomenda?

Muitas vezes não têm stock. Acompanhe antes as encomendas em curso, a data de entrega e o eventual sinal pago, e mantenha os produtos em stock à parte.

O que fazer às peças deixadas num revendedor?

Registe-as como saídas para consignação e faça um ponto da situação regular com o revendedor. Uma venda pode acontecer sem que a veja logo. Para calcular a parte do revendedor, a calculadora de comissão de consignação faz as contas.

No Comptartisan, cada venda na banca atualiza as quantidades dos seus produtos, o que lhe permite ver num relance o que sobra e o que tem de repor.